Het project
Bij elke winkelopening van Douglas werken acht afdelingen samen: Vastgoed, Inkoop, Marketing, IT, HR, Financieel, Distributie en Klantenservice. Daarnaast schuiven tientallen leveranciers aan die meubels, visuals en merchandise moeten goedkeuren en installeren. Per opening werden meer dan twintig Excels per e-mail heen en weer gestuurd. De laatste versie? Dat was het bestand dat het meest recent in je inbox lag.
Het échte probleem zat dieper dan een rommelige mailbox. Projectleider A had geen idee wat projectleider B al had afgestemd met een leverancier. Goedkeuringen voor winkeltekeningen en installatiedata gingen via eindeloze mailketens. En als een afdeling vergat iets in te vullen, merkte niemand dat op, totdat het te laat was.
Workflow Heroes bouwde een op maat gemaakte winkelopening-app. Het systeem bevat ruim 200 taaktemplates die automatisch worden geactiveerd bij een nieuwe opening. Elke afdeling ziet precies welke velden zij moeten invullen en wanneer. Vult Vastgoed een datum in? Dan ziet Marketing die direct. Leveranciers krijgen hun eigen portaal om ontwerpen te uploaden en goedkeuringen te doorlopen. Eén systeem, één waarheid, nul gemiste deadlines.
Gebruikte modules
